ASSISTANTE DIRECTION IMMOBILIÈRE ET SERVICES GÉNÉRAUX

Le poste est intégré dans une équipe compacte, le travail quotidien avec les personnes de terrain est un élément clé de la réussite de la mission. 
La mission d’assistante du pôle immobilier recouvre des sujets vastes et variés.
Le poste nécessite de la rigueur, de la réactivité, un sens aigu du service, de la diplomatie, savoir arbitrer et une capacité à bien gérer les urgences.
Ce poste est exposé à de nombreuses interactions tant avec les services internes qu’avec les prestataires externes. Différents outils peuvent être utilisés pour communiquer : téléphone, texto, mail, teams…
Ce poste bénéficie d’une large capacité de prise d’autonomie toujours bien entendu en lien avec sa Direction.

Les missions :

Gestion du service / administratif :

• Gestion des agendas du service
• Mise en place d’un tableau de suivi des congés
• Suivi des notes de frais
• Mise à jour du Share Point de la Direction Immobilière et de la Tool Box DA
• Accueil physique & téléphonique
• Organisation des déplacements
• Organisation de réunions
• Gestion courriers
• Mise en forme de documents
• Dépôt de plaintes

Budget :

• Est impliquée dans la construction des budgets d’investissement, d’entretien, maintenance et travaux neufs de la direction (CAPEX et OPEX)
• Met en place dans l’outil SAP les éléments permettant de suivre ce budget
• Effectue un suivi régulier des dépenses visant à relever au besoin les dérives et les rapporter à sa direction
• Prévenir son Responsable sur les éléments de validation des dépenses

Planning :

• Planning d’intervention
• En lien avec sa hiérarchie, élaboration d’un planning d’intervention des prestataires sur les interventions de contrôle et de suivi (ex : portail, ascenseur, barrière, …)
• Point contact pour les prestataires majeurs
• Programmation des points contacts avec les prestataires majeurs dans l’objectif d’optimiser la prestation

Mise en place et suivi des contrats :

• Mise en signature et Suivi de la signature des contrats en lien avec le process en place (DOCUSIGN)
• Participer à l’acte d’achat sur les contrats ou demandes d’intervention (demande de devis, …)
• En accord avec sa hiérarchie, mise en place des contrats et d’un tableau de suivi

Suivi des prestataires :

• En accord avec sa hiérarchie, suivi en direct des contrats de prestations : nettoyage, entretien du clos-couvert
• Assurer au besoin le suivi administratif
• Participation aux points contacts avec les prestataires

Suivi des contrats avec les concessionnaires

Partenaires : 

• Mise à jour du fichier des prestataires récurrents

Gestion des demandes d’intervention

• Enregistrement des demandes d’intervention y cis les petits déménagements (mise en place d’un tableau de suivi au besoin)
• Prise de contact avec la personne concernée (soit interne, soit prestataire, soit syndicats) pour mise en place de l’intervention (*)
• Suivi des interventions (*)
• Répartition des demandes d’intervention entre GPA et autres interventions en particulier pour les sites H3000 et FA
• Gestion de déménagements de collaborateurs + équipements de logement

Suivi des locations externes

• Mise à jour du tableau de synthèse des patrimoines gérés
• Assistance dans le suivi des dossiers Immobiliers, rédaction de courrier, prise de RDV avec huissiers et notaire 
• Archivage de nos différents contrats

Suivi de chantiers /H3000 et FA

• Suivi administratif
• Suivi budgétaire
• Suivi SAP
• Solliciter les paiements des entreprises auprès de la compta après aval de la Direction de projet
• Suivi des demandes des entreprises
• Vérification des demandes d’agréments des entreprises
• Organisation des visites de chantier