Job area
Supports
Category
Baking
Location
Marcq-en-Barœul, France
Contract type
Fix term contract
Experience
3 to 5 years

Job description

Au sein de la Direction juridique et particulièrement dans l’équipe Droit des sociétés de Lesaffre International, nous recherchons (pour un remplacement pour congé parental) un assistant ou une assistante juridique au sein de l’équipe Droit des sociétés. Vous présentez un intérêt pour le support administratif d’une équipe mais également la matière juridique et technique. La maîtrise des outils digitaux et base de données est indispensable.
Missions principales
Garant(e) de la bonne gestion administrative et juridique du service, vous aurez, sous la supervision de la Responsable Droit des sociétés, et en collaboration avec un juriste et une paralegale, pour missions :

  • Sur le volet juridique:
    • De rédiger les documents juridiques simples à la demande des juristes
    • De suivre et gérer des formalités légales pour les différentes filiales du groupe (notaire / greffe / traduction / légalisation / apostille / ambassade) : constitution de sociétés, changement de mandats, demandes courantes des filiales
    • De gérer des demandes courantes d’informations juridiques sur les sociétés (représentant légal, Kbis, Statuts)
    • D’assurer la gestion des signatures manuscrites et électroniques: réception des documents, identification des signataires, préparation des parapheurs à destination des différents signataires, relecture et validation de certains documents, préparation/formalisation des explications à destination des signataires, gestion du circuit de signature manuscrite ou électronique en fonction de l’urgence requise
  • Sur le volet numérique :
    • Suivi et mise à jour du logiciel de reporting et gestion Corporate
    • Familiarisation et utilisation des outils numérique de signature électronique, formalités, reporting
    • Rangement des dossiers sous le Sharepoint du service
  • Sur le volet gestion administrative :

Vous assurerez le traitement des colis et du courrier :

  • Réceptionner les colis livrés par les transporteurs et garantir un acheminement rapide vers le destinataire
  • Distribuer le courrier apporté par les coursiers dans les bannettes dédiées
  • Gérer les expéditions par DHL via le logiciel dédié (bordereau d’envoi, factures pros forma) et en assurer le suivi (traçabilité, facturation)

Vous vous chargerez du suivi des factures du service, du traitement des notes de frais et de l’intégration de ces données dans le logiciel SAP

Vous serez en charge d’organiser la logistique des réunions (en présentiel ou distanciel), organisation de la réception des participants (repas et réservations à prévoir, accueil à leur arrivée…)

Vous apporterez un support précieux à l’organisation des déplacements des collaborateurs du département (réservation taxis, billets de train et avions, hôtels, demande d’avance de devise étrangère convertible ou non convertible auprès du département de comptabilité, demande de visa)

  • En votre qualité d’assistant(e) de département, vous pourrez également être amené(e) à :
    • Assurer l’interface entre le « business partner » et le.la juriste (relance ; demande d’information)
    • Mise en forme de documents de travail (présentations Powerpoint, tableau Excel, …)
    • Proposer des outils collaboratifs et contribuer à la digitalisation et dématérialisation des supports et documents au sein de la Direction

En fonction des sujets, vous pourrez être amené(e) à travailler en autonomie sur certains dossiers confiés par votre responsable hiérarchique ainsi que par son équipe.

Qualifications

Formation : De formation supérieure Bac +2/+3 en assistanat bilingue ou trilingue et/ou carrière juridique, vous avez acquis une première expérience (de 3 à 5 ans) idéalement dans un contexte international.

Compétences techniques : Vos qualités rédactionnelles, votre capacité de synthèse, votre rigueur et votre précision vous permettent d’apporter une contribution reconnue au sein d’une Direction juridique Internationale.
Doté(e) d’une volonté d’apprendre et de s’améliorer en permanence, ouvert(e) aux changements ainsi qu’aux nouvelles technologies incluant l’adaptation des méthodes de travail (digitalisation des services rendus), vous maîtrisez le Pack Office, particulièrement Outlook et Powerpoint, et un outil type Galexy.
Compte tenu du caractère international du poste, la maitrise de l’anglais (oral et écrit) est une condition indispensable. Une expérience dans un environnement international serait un plus.

Compétences comportementales : En collaboration avec vos collègues assistantes, ensemble pivot du service, vous êtes également reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et capacité à communiquer et à créer du lien.
Votre autonomie et votre rigueur sont des atouts indispensables. Proactif(ve), votre force de proposition, et votre sens de l’adaptation et de l’écoute (de vos interlocuteurs) vous permettront de mener avec succès vos missions.

Company description

Acteur majeur mondial de la fermentation depuis plus d’un siècle, Lesaffre, 2,2 milliards d’euros de chiffre d’affaires, implanté sur tous les continents, compte 10 700 collaborateurs et plus de 85 nationalités. Fort de cette expérience et de cette diversité, nous collaborons avec clients, partenaires et chercheurs, pour trouver des réponses toujours plus pertinentes aux besoins de nutrition, de santé, de naturalité et de respect de notre environnement. Ainsi, chaque jour, nous explorons et révélons le potentiel infini des micro-organismes.

Nourrir sainement 10 milliards d’habitants en 2050 en utilisant au plus juste les ressources de la planète, est un enjeu majeur et inédit. Nous croyons que la fermentation est l’une des réponses les plus prometteuses à ce défi.

Lesaffre – Entreprendre ensemble pour mieux nourrir et protéger la planète.